Ihre Menschen und Ihre buchbaren Ressourcen sind das Rückgrat Ihres Geschäfts. Zimun hält sie organisiert, damit Buchungen reibungslos laufen.
Dieser Leitfaden erklärt, wie Team und Ressourcen zusammenarbeiten, um die Verfügbarkeit korrekt zu halten und Konflikte zu vermeiden.
1. Mitarbeitende verwalten
Fügen Sie jedes Teammitglied mit Namen, kurzer Bio oder Notizen und Einladungs-E-Mail hinzu. Die Person meldet sich mit Google an, um die Einladung anzunehmen.
Nach Annahme erscheinen sie im Team‑Bereich und können ihren eigenen Kalender verwalten.
2. Arbeitstage festlegen
Legen Sie aktive Tage und Zeitfenster pro Teammitglied fest. Zimun bietet Slots nur an, wenn der Zeitplan der Person „verfügbar“ sagt.
Wenn jemand abwesend ist, aktualisieren Sie die Verfügbarkeit oder fügen Sie eine Ausnahme hinzu, damit Kund:innen diese Slots nicht sehen.
3. Services zuweisen
Wählen Sie aus, welche Services jede Person ausführt. Ist sie nicht zugewiesen, erscheint der Slot für Kund:innen nie — so werden Fehlbuchungen von vornherein vermieden.
So stellen Sie sicher, dass immer die richtige Fachkraft dem richtigen Termin zugeordnet wird.
4. Zuordnungen standortbezogen halten
Teammitglieder gehören zu einem Standort, und Ressourcen gehören zu einem Standort. Die Service-Abdeckung funktioniert nur, wenn diese Zuordnungen am selben Ort zusammenpassen.
Wenn ein Service einem Standort zugewiesen ist, dort aber kein passendes Teammitglied arbeitet oder die benötigte Ressource woanders liegt, bleibt der Slot unverfügbar.
5. Ressourcen verwalten
Fügen Sie gemeinsam genutzte Elemente hinzu — Räume, Stühle, Geräte, Studios — und verknüpfen Sie sie mit Services. Zimun blockiert sich überschneidende Anfragen automatisch, genauso wie beim Personal.
Wenn ein Service einen bestimmten Raum oder ein bestimmtes Gerät erfordert, verknüpfen Sie es hier, damit die Buchungsseite ihn niemals doppelt bucht.
Mietet die Kundin oder der Kunde die Ressource selbst, statt einen von Mitarbeiter:innen erbrachten Service, teilen Sie stattdessen einen Ressourcenbuchungs-Link, damit Anfang und Ende selbst gewählt werden können. Siehe Ressourcenbuchung.
Anwendungsbeispiel
- Fügen Sie „Behandlungsraum 1“ und „Behandlungsraum 2“ als Ressourcen hinzu.
- Weisen Sie beide Räume Ihrem Massage-Service zu, sodass nie mehr als zwei Buchungen gleichzeitig erscheinen.
- Weise jede:n Therapeut:in den Services zu, die er/sie anbieten kann, damit nur gültige Slots erscheinen.
Rollen & Zugriffe
- Owners: volle Kontrolle über Einstellungen, Services, Ressourcen, Einladungen, Abrechnung und Eigentümerschaft
- Administrator:innen: bearbeiten Organisationseinstellungen, Services, Ressourcen und Einladungen
- Members: nur eigener Kalender, eigene Verfügbarkeit und eigenes Profil (Bereich Team)
Inhaber:innen und Administrator:innen können bei Bedarf einspringen und den Kalender eines Mitglieds bearbeiten.
6. Beispiel
Im „Well & Fit Studio“ teilen sich drei Trainer:innen zwei Räume. Zimun stellt sicher, dass zu jeder Zeit nur zwei Sessions gleichzeitig stattfinden können — ganz ohne manuelle Prüfung.
Das bedeutet, dass die Rezeption Raumkalender nicht mehr manuell jonglieren muss.
7. Zusammenfassung
Definieren Sie Personen und Ressourcen klar, und Zimun erledigt den Rest — keine Doppelbuchungen, keine Überraschungen.
Investieren Sie die Zeit hier einmal, und Ihre tägliche Terminplanung wird deutlich einfacher.