Le tue persone e le tue risorse prenotabili sono la spina dorsale della tua attività. Zimun le mantiene organizzate così le prenotazioni restano fluide.
Questa guida spiega come staff e risorse lavorano insieme per mantenere la disponibilità accurata e prevenire conflitti.
1. Gestire il personale
Aggiungi ogni membro del team con nome, breve bio o note e email di invito. Accettano accedendo con Google.
Una volta accettati, compaiono nella sezione Team e possono gestire il proprio calendario.
2. Definire i giorni lavorativi
Imposta i giorni attivi e le fasce orarie per ciascun membro del team. Zimun propone gli slot solo quando il loro calendario indica che sono disponibili.
Se qualcuno è assente, aggiorna la sua disponibilità o aggiungi un'eccezione così i clienti non vedono quegli slot.
3. Assegnare i servizi
Scegli quali servizi esegue ciascuna persona. Se non sono assegnati, lo slot non compare mai ai clienti — così eviti prenotazioni incoerenti prima ancora che si verifichino.
In questo modo garantisci che lo specialista giusto sia sempre abbinato all’appuntamento giusto.
4. Mantieni le assegnazioni per sede
I membri del team appartengono a una sede e le risorse appartengono a una sede. La copertura del servizio funziona solo quando queste assegnazioni coincidono nello stesso posto.
Se un servizio è assegnato a una sede ma nessun membro del team compatibile vi lavora, oppure la risorsa richiesta appartiene a un'altra sede, lo slot resta non disponibile.
5. Gestire le risorse
Aggiungi gli elementi condivisi — stanze, poltrone, dispositivi, studi — e collegali ai servizi. Zimun blocca automaticamente le richieste sovrapposte, esattamente come fa con il personale.
Se un servizio richiede una stanza o un'attrezzatura specifica, collegala qui così la pagina di prenotazione non la prenoterà mai due volte.
Se il cliente sta noleggiando la risorsa in sé anziché un servizio erogato dal personale, condividi invece un link di prenotazione della risorsa, così il cliente sceglie inizio e fine. Vedi Prenotazione risorsa.
Esempio d’uso
- Aggiungi «Stanza trattamenti 1» e «Stanza trattamenti 2» come risorse.
- Assegna entrambe le stanze al servizio massaggio così non compaiono più di due prenotazioni alla volta.
- Assegna ogni terapista ai servizi che può svolgere così compaiono solo slot validi.
Ruoli e accessi
- Proprietari: controllo completo di impostazioni, servizi, risorse, inviti, fatturazione e proprietà
- Amministratori: modificano le impostazioni dell'organizzazione, i servizi, le risorse e gli inviti
- Membri: solo il proprio calendario, disponibilità e profilo (sezione Team)
Proprietari e amministratori possono intervenire per modificare il calendario di un membro se necessario.
6. Esempio
Al «Well & Fit Studio» tre trainer condividono due stanze. Zimun garantisce che in qualsiasi momento possano coesistere soltanto due sessioni — senza alcun controllo manuale.
Questo significa che la reception non deve più gestire a mano i calendari delle stanze.
7. Riepilogo
Definisci chiaramente persone e risorse e Zimun fa il resto — niente doppie prenotazioni, niente sorprese.
Dedica qui del tempo una sola volta e la pianificazione quotidiana diventa molto più semplice.